ПОЛОЖЕННЯ про архівний відділ Шишацької районної державної адміністрації Полтавської області

Версія для друкуВерсія для друку

                                                                                    ЗАТВЕРДЖЕНО

                                                                  Розпорядження голови Шишацької

                                                                  районної державної адміністрації

                                                                  12.03.2018 № 86

 

 

 

ПОЛОЖЕННЯ

про архівний відділ Шишацької районної державної адміністрації

Полтавської області

 

1. Архівний відділ Шишацької районної державної адміністрації Полтавської області (далі – відділ) є структурним підрозділом районної державної адміністрації, що утворюється головою Шишацької районної державної адміністрації, входить до її складу і в межах району забезпечує виконання покладених завдань.

2. Відділ  підпорядкований голові Шишацької районної державної адміністрації, а також підзвітний і підконтрольний Державному архіву Полтавської області.

3. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, актами Президента України та Кабінету Міністрів України, розпорядчими актами Державної архівної служби України, розпорядженнями голів Полтавської обласної та Шишацької районної державних адміністрацій, рішеннями Шишацької районної ради, наказами директора Державного архіву Полтавської області та наказами керівника апарату райдержадміністрації , а також цим положенням.

4. Відділ є юридичною особою публічного права, може мати самостійний баланс, рахунки в органах Державної казначейської служби Украйни, печатку із зображенням Державного Герба України та своїм найменуванням, власні бланки.

Юридична адреса:  38000,  Полтавська область,  Шишацький район,   смт. Шишаки, вул. Партизанська, 2.

5. Основним завданням відділу є забезпечення реалізації державної політики у галузі архівної справи та діловодства.

6. Відділ відповідно до визначених галузевих повноважень виконує такі завдання:

1) організовує виконання Конституції і законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, наказів Міністерства юстиції України, Державної архівної служби України та здійснює контроль за їх реалізацією;

2) забезпечує у межах своїх повноважень захист прав і законних інтересів фізичних та юридичних осіб;

3) здійснює державний контроль за дотриманням підприємствами, установами та організаціями правил, норм, стандартів у межах визначених повноважень;

 

2

4) аналізує стан та тенденції соціально-економічного і культурного розвитку у галузі архівної справи та діловодства у межах відповідної адміністративно-територіальної одиниці та вживає заходів до усунення недоліків;

5) бере участь у підготовці пропозицій до проектів програм соціально-економічного та культурного розвитку відповідної адміністративно-територіальної одиниці;

6) забезпечує ефективне і цільове використання відповідних бюджетних коштів;

7) бере участь у підготовці заходів щодо регіонального розвитку;

8) розробляє проекти розпоряджень голови районної держадміністрації, у визначених законом випадках — проекти нормативно-правових актів з питань реалізації галузевих повноважень;

9) бере участь у погодженні проектів нормативно-правових актів, розроблених іншими органами виконавчої влади;

10) бере участь у розробленні проектів розпоряджень голови районної держадміністрації, проектів нормативно-правових актів, головними розробниками яких є інші структурні підрозділи;

11) бере участь у підготовці звітів голови районної державної адміністрації для їх розгляду на сесії відповідної місцевої ради;

12) готує самостійно або разом з іншими структурними підрозділами інформаційні та аналітичні матеріали для подання голові районної державної адміністрації;

13) забезпечує здійснення заходів щодо запобігання і протидії корупції;

14) готує (бере участь у підготовці) проекти угод, договорів, меморандумів, протоколів зустрічей делегацій і робочих груп у межах своїх повноважень;

15) розглядає в установленому законодавством порядку звернення громадян;

16) опрацьовує запити і звернення народних депутатів України та депутатів відповідних місцевих рад;

17) забезпечує доступ до публічної інформації, розпорядником якої він є;

18) постійно інформує населення про стан здійснення визначених законом повноважень;

19) контролює органи місцевого самоврядування та надає методичну допомогу з питань здійснення наданих їм законом повноважень органів виконавчої влади;

20) здійснює повноваження, делеговані органами місцевого самоврядування;

21) забезпечує у межах своїх повноважень виконання завдань мобілізаційної підготовки, цивільного захисту населення, дотримання вимог законодавства з охорони праці, пожежної безпеки;

22) організовує роботу з укомплектування, зберігання, обліку та використання архівних документів;

3

23) бере участь у вирішенні відповідно до законодавства колективних трудових спорів (конфліктів);

24) забезпечує захист персональних даних;

25) складає і за погоджує з Державним архівом Полтавської області подання для затвердження в установленому порядку проектів державних цільових програм, затвердження планів розвитку архівної справи в районі, забезпечує їх виконання;

26) забезпечує зберігання, облік і охорону:

документів Національного архівного фонду з різними носіями інформації, переданих відділу державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями незалежно від форми власності та об’єднаннями громадян, громадськими спілками, які діють (діяли) на території району;

документів особового походження;

друкованих, ілюстративних та інших матеріалів, що використовуються

для довідково-інформаційної роботи;

облікових документів і довідкового апарату до них; 

27) організовує роботу, пов’язану із внесенням профільних документів до Національного архівного фонду або вилучення документів з нього незалежно від місця зберігання і форми власності на них;

28) проводить в установленому порядку облік, обстеження та аналіз діяльності архівних установ, які створені на території району, незалежно від

форми власності та підпорядкування;

29) інформує Державний архів Полтавської області про виявлення архівних документів, що не мають власника або власник яких невідомий, а також про здійснення продажу документів Національного архівного фонду з метою реалізації переважного права держави на їх придбання;

30) веде облік юридичних осіб та фізичних осіб – джерел формування Національного архівного фонду та юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування архівного відділу районної державної адміністрації, на підставі затверджених списків;

31) подає на затвердження Державному архіву Полтавської області списки джерел формування Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування відділу;

32) перевіряє роботу архівних підрозділів і служб діловодства державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, зокрема об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій, з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи шляхом проведення планових та позапланових перевірок, надання зазначеним підрозділам і службам методичної допомоги в організації діловодства та зберіганні документів;

4

33) надає консультаційно-методичну допомогу в організації діяльності архівної установи для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на відповідній території, та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду (трудового архіву);

34) веде зведений облік архівних документів, що зберігають державні органи, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації району, подання належних відомостей про ці документи державному архіву області;

35) надає на договірних засадах послуги підприємствам, установам та організаціям з упорядкування документів та використання відомостей, що містяться в них, розроблення методичних посібників з архівної справи та діловодства;

36) передає Державному архіву Полтавської області у визначені ним строки документи та довідковий апарат до них для постійного зберігання;

37) створює і вдосконалює довідковий апарат до документів Національного архівного фонду;

38) здійснює грошову оцінку документів Національного архівного фонду, що зберігаються в архівному відділі, у фізичних і юридичних осіб, які перебувають у зоні його комплектування;

39) організовує страхування документів Національного архівного фонду, які надаються у користування поза архівним відділом, у порядку, встановленому законодавством;

40) надає архівні довідки, копії документів та іншим шляхом задовольняє запити фізичних і юридичних осіб, переглядає в установленому порядку рішення про обмеження доступу до документів, забезпечує у разі виявлення в архівних документах недостовірних відомостей про особу на вимогу фізичних осіб долучення до архівних документів письмового обґрунтованого спростування чи додаткових відомостей про особу;

41) може надавати платні послуги юридичним і фізичним особам;

42) вивчає, узагальнює і поширює досвід роботи архівних установ;

43) здійснює інші передбачені законом повноваження.                       

7. Відділ для здійснення повноважень та виконання завдань, що визначені, має право:

1) одержувати в установленому законодавством порядку від інших структурних підрозділів районної держадміністрації, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності та їх посадових осіб інформацію, документи і матеріали, необхідні для виконання покладених на нього завдань;

2) залучати до виконання окремих робіт, участі у вивченні окремих питань спеціалістів, фахівців інших структурних підрозділів районної держадміністрації, підприємств, установ та організацій (за погодженням з їх керівниками), представників громадських об’єднань (за згодою);

5

3) вносити в установленому порядку пропозиції щодо удосконалення роботи районної державної адміністрації у галузі архівної справи та діловодства;

4) користуватись в установленому порядку інформаційними базами органів виконавчої влади, системами зв’язку і комунікацій, мережами спеціального зв’язку та іншими технічними засобами;

5) скликати в установленому порядку наради, проводити семінари та конференції з питань, що належать до їх компетенції;

6) вимагати від юридичних і фізичних осіб, які мають архівні документи, від часу створення яких минуло понад 50 років, або які мають намір здійснити відчуження, вивезення за межі України архівних документів, проведення експертизи цінності таких документів;

7) отримувати в установленому порядку документи юридичних осіб з метою виявлення документів, що підлягають внесенню до Національного архівного фонду, крім тих, що містять інформацію з обмеженим доступом;

8) проводити планові та позапланові перевірки архівних підрозділів і служб діловодства державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій, а також трудових, приватних архівів з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи;

9) звертатися до суду з позовом про позбавлення власника документів Національного архівного фонду, який не забезпечує належну їх збереженість, права власності на ці документи;

10) порушувати в установленому порядку питання про зупинення діяльності архівних установ, які не забезпечують збереженість документів Національного архівного фонду;

11)  порушувати в порядку, встановленому законодавством, питання  про притягнення до відповідальності працівників архівних установ, користувачів документами Національного архівного фонду та інших осіб, винних у порушенні законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, а також про відшкодування ними збитків, заподіяних власнику документів Національного архівного фонду або уповноваженій ним особі;

          12) створювати госпрозрахунковий підрозділ при відділі для проведення науково-технічного опрацювання документів установ, підприємств, організацій району на договірних засадах з відкриттям для цих цілей розрахункового рахунку в банківській установі;

13) установлювати ціни на роботи і послуги, що виконуються відділом   та його госпрозрахунковим підрозділом;

14) відвідувати архівні підрозділи і служби діловодства державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності та об’єднань громадян, громадських спілок з правом доступу до їх документів, за винятком тих, що згідно із законодавством спеціально охороняються.

6

8. Відділ в установленому законодавством порядку та у межах повноважень  взаємодіє  з  іншими  структурними  підрозділами,  апаратом районної держадміністрації, органами місцевого самоврядування, територіальними органами міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, а також підприємствами, установами та організаціями з метою створення умов для провадження послідовної та узгодженої діяльності щодо строків, періодичності одержання і передачі інформації, необхідної для належного виконання покладених на нього завдань та здійснення запланованих заходів.

                9. Відділ очолює начальник, який призначається на посаду і звільняється з посади головою районної держадміністрації згідно із законодавством про державну службу за погодженням з обласною державною адміністрацією в установленому законодавством порядку.

                10. Начальник відділу:

1) здійснює керівництво відділом та його госпрозрахунковим підрозділом, несе персональну відповідальність за організацію та результати  діяльності, сприяє створенню належних умов праці у відділі;

2) подає на затвердження голові районної держадміністрації положення про відділ та про його госпрозрахунковий підрозділ;

3) затверджує посадові інструкції працівників відділу та його госпрозрахункового підрозділу та розподіляє обов’язки між ними;

4) планує роботу відділу та його госпрозрахункового підрозділу, вносить пропозиції щодо формування планів роботи районної держадміністрації;

5) вживає заходів до удосконалення організації та підвищення ефективності роботи відділу;

6) звітує перед головою районної державної адміністрації про виконання покладених на відділ завдань та затверджених планів роботи;

7) може входити до складу колегії районної державної адміністрації;

8) вносить пропозиції щодо розгляду на засіданнях колегії питань, що належать до компетенції відділу, та розробляє проекти відповідних рішень;

9) може брати участь у засіданнях органів місцевого самоврядування;

10) представляє інтереси відділу у взаємовідносинах з іншими структурними підрозділами районної держадміністрації, з міністерствами,

іншими центральними органами виконавчої влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями — за дорученням керівництва районної державної адміністрації;

11) видає у межах своїх повноважень накази, організовує контроль за їх виконанням.

Накази нормативно-правового характеру, які зачіпають права, свободи і законні інтереси громадян або мають міжвідомчий характер, підлягають державній реєстрації в Головному територіальному управлінні юстиції у Полтавській області;

12) подає на затвердження голови райдержадміністрації (керівника апарату райдержадміністрації) проекти кошторису та штатного розпису відділу

7

та його госпрозрахункового підрозділу в межах визначеної граничної чисельності та фонду оплати праці  працівників;                             

13) розпоряджається коштами відділу та його госпрозрахункового підрозділу у межах затвердженого головою райдержадміністрації (керівником апарату райдержадміністрації)  кошторису відділу та його госпрозрахункового підрозділу;

14) здійснює добір кадрів;

15) організовує роботу з підвищення рівня професійної компетентності державних службовців відділу;

16) працівники відділу призначаються на посаду та звільняються з посади керівником державної служби районної державної адміністрації згідно з законодавством про державну службу;

17) проводить особистий прийом громадян з питань, що належать до повноважень відділу;

18) забезпечує дотримання працівниками відділу та його госпрозрахункового підрозділу правил внутрішнього трудового розпорядку та виконавської дисципліни;

19) здійснює інші повноваження, визначені законом.

11. Накази начальника відділу, що суперечать Конституції та законам України, актам Президента України, Кабінету Міністрів України, Міністерства юстиції, Державної архівної служби України, інших центральних органів виконавчої влади можуть бути скасовані головою районної державної адміністрації або директором Державного архіву Полтавської області.

12. Для проведення експертизи цінності документів відділ утворює експертну комісію відповідно до вимог діючої постанови Кабінету Міністрів України  «Про проведення експертизи цінності документів».

Склад і положення про експертну комісію затверджує голова районної держадміністрації відповідно до типового положення, розробленого Державною архівною службою України.

13. Граничну чисельність, фонд оплати праці працівників відділу визначає голова районної держадміністрації у межах відповідних бюджетних призначень.

14. Штатний розпис та кошторис відділу затверджує голова районної держадміністрації за пропозиціями начальника відділу відповідно до Порядку складання, розгляду, затвердження та основних вимог до виконання кошторисів бюджетних установ, затверджених діючою постановою Кабінету Міністрів України.

15. Внесення змін до Положення про архівний відділ Шишацької районної державної адміністрації Полтавської області здійснюється на підставі розпорядження голови районної державної адміністрації та підлягають державній реєстрації відповідно до вимог чинного законодавства України.

 

8

 

16. Припинення діяльності архівного відділу Шишацької районної державної адміністрації Полтавської області здійснюється шляхом його реорганізації (злиття, приєднання, поділу, перетворення) або ліквідації – за рішенням голови районної державної адміністрації, а у випадках, передбачених законами України – за рішенням суду відповідно до вимог чинного законодавства України.

 

 

 

Керівник апарату районної

державної адміністрації                                                             І.І. ГРЕЧКА

Наверх ↑