Про виконання плану розвитку архівної справи за 2018 рік

Версія для друкуВерсія для друку

Архівний відділ райдержадміністрації протягом 2018 року проводив  роботу по забезпеченню збереженості, формуванню та використанню інформації документів НАФ, що знаходяться на зберіганні. Відділ розміщений у спеціально обладнаному приміщенні третього поверху адмінбудинку райдержадміністрації загальною площею 68 кв.м., в тому числі робочі кімнати складають – 25 кв.м., архівосховище – 43 кв.м.  Архівосховище облаштоване комбінованими стелажами протяжністю 174 пог.м.,  оснащено охоронною – пожежною  сигналізацією типу «Оріон» і двома порошковими  вогнегасниками  типу ОП-5.

Постійно проводиться контроль за фізичним станом документів, що знаходяться на зберіганні. Для контролю за температурно- вологісним режимом у сховищі архівного відділу встановлено прилад вимірювання типу ВИТ – 1.

Державний облік документів Національного архівного фонду проводиться за встановленими формами облікових документів, вчасно вносяться зміни в склад та облік фондів.

Архівний відділ має комплекс нормативно- методичних документів, які регламентують його роботу та роботу архівних підрозділів установ, підприємств, організацій району, що відносяться до зони комплектування архівного відділу.

Для належного контролю за наявністю, станом та рухом документів Національного архівного фонду, у зв»язку з тим , що процедура приймання- передавання документів Національного архівного фонду при зміні керівника архіву не була проведена, упродовж 2018 року на вимогу Держархіву Полтавської області  проведено  перевіряння наявності і фізичного стану справ, які перебувають на обліку в архівному відділі райдержадміністрації. За  результатами проведеної перевірки встановлено, що всі справи та фонди у кількості 14442 од. зберігання в наявності. Складено аркуші перевіряння наявності і стану документів та аркуші фондів по кожному фонду радянського періоду та періоду незалежності.

 Станом на 01 січня 2019 року в архівному відділі зберігаються 93 фонди, у тому числі періоду незалежності 45 фондів, що  всього становить  14961  справ управлінської документації, у тому числі періоду незалежності  2934  од.зберігання.  Протягом 2018 року на державне зберігання до архівного відділу надійшло –  112 справ . Прийнято   справи  управлінської документації радянського періоду 85 од.зб. (Федунська сільська рада, управління агропромислового розвитку РДА) та 27 справ періоду незалежності (Шишацька селищна виборча комісія та служба у справах дітей Шишацької РДА).

Для зберігання соціально значущих документів ліквідованих установ, підприємств, організацій , це документи з особового складу ,  рішенням сесії Шишацької районної ради від 11 листопада 2003 року створено комунальну установу «Трудовий архів Шишацького району», яка має окремий кабінет, два архівосховища площею 12 кв.м та 18 кв.м., що обладнані стелажами та вогнегасниками. Станом на 01.01.2019 р. у Трудовому архіві району зберігається 113 фондів ,що становить 9773 справи.

Значна увага приділяється інформаційній діяльності архівного відділу райдержадміністрації та трудового архіву району. Станом на 01 січня 2019 року архівними установами виконано в установлені строки 448 запитів соціально – правового характеру , із них трудовим архівом –  291 запит, що більше в порівнянні з минулим роком на 8 запитів /283 запити у 2018/  та архівним відділом РДА – 157 запитів, що більше проти минулого року на 73 запити / 84 запити  у 2018/ . На особистому прийомі побувало 398  громадян.

 Тематика , що переважала це запити соціально-правового характеру, зокрема :

- підтвердження трудового стажу, заробітна плата   ;

- запити майнового характеру ;

- пошук документів з особового складу ліквідованих підприємств, установ та організацій ;

- підтвердження нагородження орденами та медалями та інше.

Протягом 2018 року була організована робота користувачів у читальному залі . Тематика досліджень, яка проводилася користувачами в архіві:

- трудова діяльність досягнення колгоспників в ксп ім..Гоголя (нині ТОВ АФ ім..Довженка с.Яреськи) за радянських часів;

- історія села Яресьок

            Всього було  видано 182 справи  (фонди райвиконкому, ксп ім..Гоголя, Яреськівського цукрового заводу, виконкомів  Яреськівської та Сагайдацької  сільських рад тощо).                                                                 

На виконання рішення колегії Держархіву Полтавської області архівним відділом РДА було переглянуто списки №1,2 та №3. Рішенням протоколу ЕПК Держархіву Полтавської області від 25 жовтня 2018 року №13 було схвалено нові списки.  До списків №1,2 джерел комплектування архівного відділу райдержадміністрації віднесено установи, організації та підприємства району, які утворюють у своїй діяльності документи Національного архівного фонду, передають на державне зберігання та можуть не передавати на зберігання документи, ведення та оформлення яких не закінчено, належить 44  установ та організацій. До списку №3, в діяльності яких не утворюються документи НАФ віднесено 118  установ, організацій  та підприємств.

Успішно протягом 2018 року спрацювала експертна комісія архівного відділу райдержадміністрації. У минулому році було проведено 5 засідань експертної комісії, на яких  були розглянуті питання :

про схвалення описів  справ постійного зберігання ,описів справ з особового складу , актів про вилучення до знищення,актів про нестачу архівних справ та про  погодження номенклатур справ. ЕПК держархіву Полтавської області погоджено 5 номенклатур справ /Шишацький районний суд, служба у справах дітей Шишацької РДА, Відділ освіти, молоді, спорту та культури Шишацької РДА, фінансове управління Шишацької РДА, районна державна адміністрація/

            Архівний відділ відповідно до законодавства та постанови КМУ від 30.11.2004 року №1608 постійно проводить роботу по забезпеченню збереженості документів. З цією метою при архівному відділі працює госпрозрахункова група, яка  налічує 2 штатні одиниці це посада бухгалтера та архівіста, що надає господарські послуги установам, організаціям та підприємствам у проведенні науково – технічного опрацювання документів. На сьогодні посаду архівіста займає Ярмак Юлія Анатоліївна, яка працює по трудовому договору на 0,5 посадового окладу.

             Протягом 2018  року даним  підрозділом укладено 9 договорів з науково- технічного опрацювання документів установ, підприємств та організацій району.

 Госпрозрахунковим підрозділом в поточному році всього опрацьовано та упорядковано 405 справ, які схвалено та погоджено експертно- перевірною комісією Державного архіву області, в тому числі управлінської документації постійного терміну зберігання 112 справ, з особового складу 52  справи, актів вилучення до знищення на 241 справу. На державне зберігання передано до сховища архівного відділу протягом поточного року 112 справ Національного архівного фонду , а саме Шишацька селищна виборча комісія , Федунська сільська рада, служба у справах дітей Шишацької РДА та управління АПР РДА.

 Від надання платних послуг, що надавалися госпрозрахунковим підрозділом при архівному відділі у 2018 році отримано 58692 грн., із них на оплату праці працівникам госпрозрахункового підрозділу використано 60933 грн., придбано матеріалів та канцтоварів для надання послуг – 4740 грн, оплата послуг – 1490 грн., ( перехідні кошти минулого 2017  року становили - 17197грн.).

 

 

 

 

Наверх ↑