Звіт про роботу архівного відділу райдержадміністрації

Версія для друкуВерсія для друку

Архівний відділ райдержадміністрації проводить роботу по забезпеченню збереженості, формуванню та використанню інформації документів НАФ, що знаходяться на зберіганні. Відділ розміщений у спеціально обладнаному приміщенні третього поверху адмінбудинку райдержадміністрації загальною площею 68 кв.м., в тому числі робочі кімнати складають – 25 кв.м., архівосховище – 43 кв.м.  Архівосховище облаштоване комбінованими стелажами протяжністю 174 пог.м.,  оснащено охоронною – пожежною  сигналізацією типу «Оріон» і двома порошковими  вогнегасниками  типу ОП-5.

Також архівний відділ має комплекс нормативно- методичних документів, які регламентують його роботу та роботу архівних підрозділів установ, підприємств, організацій району, що відносяться до зони комплектування архівного відділу.

Протягом минулого року проведено певну роботу в напрямку поліпшення умов зберігання документів шляхом переміщення архівних коробок у пофондовому порядку. Для належного контролю за наявністю, станом та рухом документів Національного архівного фонду архівним відділом перевірено 510 справ.

Постійно проводиться контроль за фізичним станом документів, що знаходяться на зберіганні. Для контролю за температурно- вологісним режимом у сховищі архівного відділу встановлено прилад вимірювання типу ВИТ – 1.

Державний облік документів Національного архівного фонду проводиться за встановленими формами облікових документів, вчасно вносяться зміни в склад та облік фондів. Станом на 01 січня 2018 року в архівному відділі зберігаються 93 фонди, у тому числі періоду незалежності 45 фондів, що становить всього 14849  справ управлінської документації, у тому числі періоду незалежності  2907 од.зберігання. Протягом 2017 року на державне зберігання до архівного відділу надійшло – 407 справ в тім числі періоду незалежності – 290  справ (список додається) .

Для зберігання соціально значущих документів ліквідованих установ, підприємств, організацій , це документи з особового складу ,  рішенням сесії Шишацької районної ради від 11 листопада 2003 року створено комунальну установу «Трудовий архів Шишацького району», яка має два архівосховища площею 12 кв.м та 18 кв.м., що обладнані стелажами та вогнегасниками. Станом на 01.01.2018р. у Трудовому архіві району зберігається 113 фондів ,що становить 9654 справи.

Значна увага приділяється інформаційній діяльності архівного відділу райдержадміністрації та трудового архіву району. Станом на 01 січня 2018 року архівними установами виконано в установлені строки 364 запитів соціально – правового характеру , із них трудовим архівом – 283 запити та архівним відділом РДА 81 запит. На особистому прийомі побувало 265 громадян. Протягом 2017 року була організована робота користувачів у читальному залі в кількості 12 осіб, яким було видано 62 справи.

До списків №1,2 джерел комплектування архівного відділу райдержадміністрації віднесено установи, організації та підприємства району, які утворюють у своїй діяльності документи Національного архівного фонду, передають на державне зберігання та можуть не передавати на зберігання документи, ведення та оформлення яких не закінчено, належить 59 установ та організацій. До списку №3, в діяльності яких не утворюються документи НАФ віднесено 132 установи, організації та підприємства.

Архівний відділ райдержадміністрації здійснює організаційно- методичне керівництво роботою госпрозрахункового підрозділу при архівному відділі та архівних підрозділів та діловодних служб підприємств, установ та організацій району, в діяльності яких утворюються документи НАФ.

Успішно протягом 2017 року спрацювала експертна комісія архівного відділу райдержадміністрації. У минулому році було проведено 6 засідань експертної комісії, на яких  були розглянуті питання

про схвалення описів  справ постійного зберігання ,описів справ з особового складу , актів про вилучення до знищення,актів про нестачу архівних справ та про  погодження номенклатур справ.

                Архівний відділ відповідно до законодавства та постанови КМУ від 30.11.2004 року №1608 постійно проводить роботу по забезпеченню збереженості документів. З цією метою при архівному відділі працює госпрозрахункова група, що надає господарські послуги установам, організаціям та підприємствам у проведенні науково – технічного опрацювання документів.

  Протягом 2017 року даним  підрозділом укладено 13 договорів з науково- технічного опрацювання документів установ, підприємств та організацій району.

Госпрозрахунковим підрозділом в минулому  році всього опрацьовано та упорядковано 1414 справ, які схвалено та погоджено експертно- перевірною комісією Державного архіву області, в тому числі управлінської документації постійного терміну зберігання 407 справ, з особового складу 241 справа, актів вилучення до знищення на 766 справ.

Одночасно необхідно звернути увагу присутніх на те, що управлінські документи повинні бути упорядковані та здані на зберігання до архівних установ району по 2016 рік включно.

Разом з тим, хочу зазначити, що існують і проблеми, які потребують вирішення, зокрема:

  •   упорядкування документів  Шишацької селищної ради, Яреськівської та Ковалівської сільських рад, Шишацької районної ради, Шишацької спеціалізованої школи ім..В.І.Вернадського, Яреськівського ПТУ-56 та центральної районної лікарні. 

Зважаючи на викладене архівний відділ рда вносить пропозицію направити листи до вищезазначених установ з пропозицією провести науково – технічне опрацювання документів.

 

Наверх ↑